خرید، انبار، فروش و تولید
حالا یک زنجیره واحد هستند
از این نسخه، فرم‌های کالا، انبار، مشتری و تامین‌کننده در کل سیستم یکپارچه شده‌اند و یک مسیر مشخص برای دو نوع فعالیت باز شده: خرید و فروش مستقیم کالا و تولید بر اساس فرمول. این صفحه دقیقاً می‌گوید قبل از شروع کار چه اقداماتی لازم است و بعد از آن چطور کار می‌کنید.
چه چیزی برای شما عوض شده
مقایسه فلوی قدیمی که با آن کار می‌کردید در برابر فلوی جدید.
- فرم کالا، انبار، مشتری و تامین‌کننده هرکدام جدا و بدون ارتباط مستقیم به هم
- فقط یک فلوی ساده «فاکتور بزن و بفروش» وجود داشت
- هیچ مسیر رسمی برای کالای تولیدی و فرمول ساخت نبود
- حساب‌های حسابداری موجودی و بهای تمام‌شده پراکنده و دستی تعریف می‌شد
- یک فرم کالا و یک فرم انبار مشترک، با فیلدهای دقیق‌تر برای هر دو نوع فعالیت
- مشتری و تامین‌کننده در یک فرم طرف‌حساب، حتی اگر یک شرکت هر دو باشد
- دو مسیر رسمی: «خرید و فروش کالای آماده» و «تولید بر اساس فرمول»
- سند حسابداری هر مرحله (خرید، انبار، تولید، فروش) کاملاً خودکار و از یک کدینگ واحد ساخته می‌شود
قبل از شروع کار، این اقدامات را انجام دهید
این‌ها یک‌بار انجام می‌شوند، نه به‌ازای هر سند. توصیه می‌کنیم به همین ترتیب پیش بروید.
فیلدهای جدید کالا را برای اقلام موجود تکمیل کنید
در فرم تعریف کالا دو فیلد اضافه شده: «دسته کالا» (فیزیکی یا خدماتی) و «نقش در تولید» (خام، نیمه‌ساخته، محصول نهایی یا کالای بازرگانی). برای هر کالایی که قبلاً تعریف کرده‌اید، این دو فیلد را باز کنید و مقدار درست را انتخاب کنید.
مسئول: کارشناس انبار یا فروش · مسیر: تنظیمات › کالاها › ویرایش گروهیانبارهای جدید را بررسی و در صورت نیاز اضافه کنید
علاوه بر انبار «اصلی» و «امانی»، حالا انواع «مواد اولیه»، «نیمه‌ساخته»، «محصول نهایی» و «قرنطینه» هم پشتیبانی می‌شوند. اگر همه کالای شما در یک انبار نگه‌داری می‌شود لازم نیست کاری کنید؛ اگر تولید دارید یا کالای برگشتی/ردشده کیفی دارید، انبار مربوطه را جدید بسازید.
مسئول: مدیر انبار · مسیر: تنظیمات › انبارها › افزودن انباراگر یک طرف هم مشتری و هم تامین‌کننده شماست، دو رکورد را یکی کنید
حالا یک کارت طرف‌حساب واحد دارید که همزمان می‌تواند «مشتری» و «تامین‌کننده» باشد. اگر قبلاً برای یک شرکت دو کارت جدا داشتید، از لیست طرف‌حساب‌ها گزینه «ادغام» را بزنید تا سابقه هر دو زیر یک کارت جمع شود.
مسئول: مدیر فروش یا خرید · مسیر: طرف‌حساب‌ها › ادغام رکوردکدینگ حسابداری جدید را با حسابدار خود تایید کنید
حساب‌های موجودی، کار در جریان ساخت و کالای در راه حالا زیرمجموعه یک درخت واحد هستند. پیش از ثبت اولین سند بعد از آپدیت، از حسابدار بخواهید فهرست حساب‌های پیشنهادی سیستم را در نرم‌افزار حسابداری تایید یا شماره‌گذاری نهایی کند.
مسئول: حسابدار · مسیر: حسابداری › کدینگ حساب‌ها › بررسی پیشنهادیواحد فروش/خرید متفاوت از واحد انبار را تعریف کنید
اگر مثلاً کالا را کارتنی می‌فروشید ولی در انبار عددی می‌شمارید، حالا می‌توانید ضریب تبدیل تعریف کنید تا خودکار محاسبه شود. اگر همیشه با یک واحد کار کرده‌اید، این مرحله را رد کنید.
مسئول: کارشناس فروش/خرید · مسیر: کالا › واحدهای فرعیفقط اگر تولید دارید: فرمول ساخت (BOM) و مراکز کاری را تعریف کنید
پیش از صدور اولین دستور تولید، باید برای هر محصول نهایی فرمول مصرف مواد را ثبت کنید و در صورت داشتن چند خط تولید، مراکز کاری و نرخ دستمزد/سربار هرکدام را وارد کنید.
مسئول: مسئول تولید · مسیر: تولید › فرمول ساخت › جدیدتنظیمات کلی شرکت را یک‌بار انتخاب کنید
مدیر سیستم باید مشخص کند حواله انبار قبل از فاکتور رسمی صادر شود یا بعد از آن، و روش پیش‌فرض محاسبه بهای موجودی (میانگین موزون پیشنهاد سیستم است) چه باشد. این تنظیم روی همه اسناد بعدی اثر می‌گذارد.
مسئول: مدیر سیستم · مسیر: تنظیمات › پیکربندی شرکتبعد از آماده‌سازی، کارها را اینطور انجام می‌دهید
دو مسیر مستقل دارید؛ هرکدام که به کسب‌وکار شما می‌خورد را باز کنید.
مسیر ۱ — خرید و فروش کالای آمادهبرای فعالیت خرید و فروش بدون تولید +
خرید کالا از تامین‌کننده
درخواست خرید بزنید، از تامین‌کننده استعلام بگیرید و سفارش خرید نهایی را ثبت کنید. مقدار را می‌توانید در واحد خرید (مثلاً کارتن) وارد کنید.
فروش و خرید › سفارش خرید جدیدتحویل کالا و ثبت رسید انبار
وقتی کالا رسید، در انبار «رسید ورود» بزنید. سیستم خودش سند حسابداری موجودی را می‌سازد؛ نیازی به ثبت دستی سند حسابداری نیست.
انبار › رسید ورودثبت فاکتور رسمی تامین‌کننده
فاکتور رسمی که از تامین‌کننده دریافت می‌کنید را ثبت کنید؛ سیستم آن را با سفارش خرید و رسید انبار تطبیق می‌دهد و اگر مغایرتی باشد نشان می‌دهد.
خرید › فاکتور خریدپیشفاکتور برای مشتری
برای مشتری پیش‌فاکتور بزنید. موجودی به‌صورت خودکار برای آن رزرو می‌شود.
فروش › پیش‌فاکتور جدیدتایید و تبدیل به سفارش فروش
با تایید مشتری، پیش‌فاکتور را به سفارش فروش تبدیل کنید و روش ارسال را مشخص کنید.
فروش › تبدیل به سفارشخروج کالا از انبار
حواله خروج را صادر کنید. بهای تمام‌شده و سود این فروش خودکار محاسبه می‌شود.
انبار › حواله خروجصدور فاکتور رسمی و دریافت وجه
فاکتور رسمی فروش را صادر و پس از دریافت وجه، رسید دریافت را ثبت کنید.
فروش › فاکتور رسمی → مالی › دریافت وجهمسیر ۲ — تولید بر اساس فرمولبرای کالاهایی که در سازمان شما ساخته می‌شوند +
پیش‌فاکتور با انتخاب «تولید بر اساس سفارش»
هنگام ثبت پیش‌فاکتور محصول تولیدی، مشخص کنید از موجودی تامین شود یا مخصوص همین سفارش تولید شود.
فروش › پیش‌فاکتور › نوع تامینبررسی خودکار کمبود مواد اولیه
پس از تایید سفارش فروش، سیستم بر اساس فرمول محصول، نیاز مواد را محاسبه و کمبود را نشان می‌دهد؛ نیازی به محاسبه دستی نیست.
تولید › برنامه‌ریزی مواد (MRP)خرید مواد اولیه کسری
اگر کسری وجود داشته باشد، درخواست خرید به‌صورت پیشنهادی ساخته می‌شود؛ همان مسیر خرید در «مسیر ۱» را طی کنید.
خرید › درخواست‌های پیشنهادیصدور دستور تولید
دستور تولید را صادر کنید. فرمول انتخاب‌شده در همین لحظه قفل می‌شود تا تغییر بعدی فرمول روی این تولید اثر نگذارد.
تولید › دستور تولید جدیدثبت مصرف مواد و کارکرد
مقدار واقعی مواد مصرف‌شده و ساعات کار را ثبت کنید. سیستم خودش هزینه مواد، دستمزد و سربار را جمع می‌زند.
تولید › حواله مصرفرسید محصول تولیدشده
وقتی تولید تمام شد، مقدار واقعی تولیدشده را ثبت کنید. بهای تمام‌شده هر واحد محصول خودکار محاسبه و در انبار محصول ثبت می‌شود.
تولید › رسید محصولفروش محصول تولیدشده
از اینجا به بعد، دقیقاً همان مراحل ۶ و ۷ «مسیر ۱» را طی می‌کنید: حواله خروج، فاکتور رسمی، دریافت وجه.
انبار › حواله خروج → فروش › فاکتور رسمیسوالات متداول
آیا باید همه کالاهای قبلی را از نو تعریف کنم؟
خیر. کالاهای موجود شما باقی می‌مانند؛ فقط باید دو فیلد جدید «دسته کالا» و «نقش در تولید» را برای هرکدام تکمیل کنید (بند ۱ در بخش پیش‌نیازها). تا این کار انجام نشود، سند حسابداری خودکار برای آن کالا ساخته نمی‌شود.
اگر کسب‌وکار من فقط خرید و فروش است و تولید ندارم، چه کاری لازم دارم؟
فقط بندهای ۱، ۴ و ۷ بخش پیش‌نیازها برای شما الزامی است. بندهای مربوط به فرمول تولید و مراکز کاری را می‌توانید نادیده بگیرید.
اسناد حسابداری قبلی من چه می‌شود؟
هیچ سند قبلی تغییر نمی‌کند. کدینگ حسابداری جدید فقط از این پس روی اسناد جدید اعمال می‌شود.
اگر یک تنظیم را اشتباه انتخاب کنم، بعداً قابل تغییر است؟
تنظیمات فرم‌ها (مثل انواع انبار) هر زمان قابل ویرایش است. اما تغییر «روش محاسبه بهای موجودی» و «ترتیب حواله/فاکتور» بعد از شروع ثبت اسناد هزینه‌بر است؛ توصیه می‌کنیم قبل از شروع با حسابدار هماهنگ شود.