۱دامنه و طرفین
این سیاست برای وب‌سایت فلوسا، پنل وب، اپلیکیشن‌های اندروید و iOS و API عمومی اعمال می‌شود. «ما» یعنی شرکت فلوسا و «شما» یعنی سازمانی که حساب فلوسا دارد و کاربرانی که از طرف آن سازمان کار می‌کنند.
دربارهٔ داده‌هایی که سازمان شما در فلوسا ثبت می‌کند (اسناد، پرسنل، مشتریان، نامه‌ها)، سازمان شما «کنترل‌کننده» و فلوسا «پردازشگر» است؛ یعنی ما فقط طبق دستور شما و برای ارائهٔ سرویس با آن کار می‌کنیم.
۲چه اطلاعاتی جمع می‌کنیم
سه دستهٔ اطلاعات داریم و هر کدام قاعدهٔ خودش را دارد:
۳برای چه استفاده می‌کنیم
از اطلاعات فقط برای این کارها استفاده می‌کنیم: ارائه و نگهداری سرویس، امنیت و جلوگیری از سوءاستفاده، پشتیبانی و پاسخ به درخواست‌های شما، صدور فاکتور و انجام تعهدات قانونی (مثل ارسال صورتحساب به سامانهٔ مالیاتی به درخواست شما).
آمار استفاده را فقط به‌صورت تجمیعی و بی‌نام برای بهبود محصول تحلیل می‌کنیم. دادهٔ کسب‌وکار شما هرگز فروخته، اجاره داده یا برای تبلیغات هدفمند استفاده نمی‌شود.
۴Liana AI و داده‌های شما
Liana داخل همان مرزهای دسترسی کار می‌کند: هر پاسخ فقط از رکوردهایی ساخته می‌شود که کاربرِ پرسنده اجازهٔ دیدن‌شان را دارد و به رکورد مبدأ لینک می‌شود.
محتوای گفتگوها، صدای جلسات و متن‌ها برای آموزش مدل‌های عمومی استفاده نمی‌شود. فایل صوتی جلسه پس از تبدیل به متن، طبق تنظیم مدیر سازمان (پیش‌فرض ۳۰ روز) حذف می‌شود.
۵محل نگهداری و انتقال
هنگام ساخت حساب، منطقهٔ داده را انتخاب می‌کنید: ایران (تهران)، اروپا (فرانکفورت)، امارات (دبی) یا عربستان (ریاض). دیتابیس، فایل‌ها و نسخه‌های پشتیبان در همان منطقه می‌مانند.
انتقال به منطقهٔ دیگر فقط با درخواست کتبی مدیر سازمان انجام می‌شود. هر شرکت دیتابیس جدا دارد و داده‌ها در حالت ذخیره و انتقال رمزنگاری می‌شوند.
۷مدت نگهداری و حذف
تا وقتی قرارداد فعال است، داده‌ها را نگه می‌داریم. پس از پایان قرارداد، حساب ۳۰ روز فقط‌خواندنی می‌ماند تا خروجی بگیرید؛ بعد از آن داده‌ها و نسخه‌های پشتیبان به‌طور قطعی حذف می‌شوند و گواهی حذف صادر می‌کنیم.
لاگ‌های امنیتی تا ۱۲ ماه و اسناد مالی خود فلوسا (فاکتورهای شما) طبق قوانین مالیاتی حوزهٔ قضایی مربوط نگهداری می‌شوند.
۸حقوق شما
شما یا مدیر سازمان‌تان می‌توانید هر زمان:
۱۰امنیت
رمزنگاری TLS در انتقال و AES-256 در ذخیره، ورود دومرحله‌ای، نقش‌ها و مجوزهای دقیق، لاگ ممیزی تغییرناپذیر و پشتیبان‌گیری مکرر. جزئیات و وضعیت گواهی‌ها در مرکز اعتماد منتشر می‌شود.
اگر رخداد امنیتی بر داده‌های شما اثر بگذارد، ظرف ۷۲ ساعت از شناسایی به مدیر سازمان اطلاع می‌دهیم.
۱۱تغییرات این سیاست
تغییرات مهم را ۳۰ روز پیش از اجرا با ایمیل به مدیر سازمان و اعلان داخل پنل خبر می‌دهیم. نسخه‌های قبلی این صفحه با تاریخ، به درخواست در دسترس است.